เลือกเวลาที่ทำซ้ำได้
บางคนเหมาะกับบ่ายวันศุกร์เพื่อปิดสัปดาห์ บางคนชอบเช้าวันอาทิตย์หรือคืนก่อนเริ่มงาน เลือกเวลาที่ไม่ต้องรีบและผูกไว้กับกิจกรรมเดิม เช่น หลังจัดโต๊ะหรือก่อนเปิดปฏิทินครอบครัว
เป้าหมายไม่ใช่ประเมินว่าตัวเองเก่งพอหรือไม่ แต่คือทำให้ข้อมูลปัจจุบันครบพอสำหรับตัดสินใจครั้งต่อไป
เก็บข้อมูลที่กระจัดกระจาย
รวบรวมโน้ต กระดาษ ข้อความติดดาว อีเมล และไฟล์ดาวน์โหลด นำงานที่ต้องทำเข้าสู่ระบบหลัก เก็บข้อมูลอ้างอิงให้ค้นได้ และลบสิ่งที่ไม่จำเป็น
ตรวจปฏิทินย้อนหลังหนึ่งสัปดาห์ว่ามีงานต่อเนื่องจากนัดใดหรือไม่ จากนั้นดูข้างหน้า 1–2 สัปดาห์เพื่อเตรียมเอกสาร การเดินทาง หรือกำหนดส่งล่วงหน้า
ทบทวนรายการสำคัญ
ดูรายการงานถัดไป เรื่องที่รอผู้อื่น และโปรเจกต์ที่กำลังดำเนินอยู่ ทุกโปรเจกต์ควรมีขั้นตอนถัดไปที่ทำได้ หากไม่มี ให้ตัดสินใจว่าจะพัก ยกเลิก หรือกำหนดสิ่งที่ต้องทำต่อ
ถามว่างานใดค้างเพราะยังไม่ชัด งานใดไม่สำคัญแล้ว และมีคำตอบใดที่ต้องติดตาม การตัดงานออกเป็นส่วนสำคัญพอ ๆ กับการเพิ่มงานใหม่
เลือกทิศทางของสัปดาห์ใหม่
กำหนดผลลัพธ์หลักไม่เกินสามเรื่องและจองเวลาให้ก่อน จากนั้นเลือกขั้นตอนเริ่มต้นของวันแรก ปิดการทบทวนด้วยการจัดพื้นที่ทำงานให้พร้อม
หากพลาดหนึ่งสัปดาห์ ไม่จำเป็นต้องย้อนจัดทุกอย่างอย่างสมบูรณ์ เริ่มจากปฏิทิน งานเร่ง และรายการรอ แล้วกลับเข้าสู่จังหวะปกติในครั้งถัดไป
